کمیسیون باید درس اعمال به دست از توسعه خود را از اطلاعات شنگن سیستم برای جلوگیری از تاخیر مشابه و بهطور در پروژه های آینده IT، می گویند اتحادیه اروپا حسابرسان

در گزارشی که امروز (19 مه) توسط دیوان محاسبات اروپا (ECA) منتشر شد ، آمده است که کمیسیون سیستم اطلاعات شنگن نسل دوم (SIS II) را بیش از XNUMX سال دیرتر از برنامه اولیه و هشت برابر برآورد اولیه بودجه تحویل داده است. تأخیرها و هزینه های بیش از حد به دلیل ضعف در مدیریت کمیسیون در زمینه چالش برانگیز حکمرانی رخ داده است.سیستم اطلاعاتی شینگن (SIS) توسط مرزبانان ، پلیس ، گمرک ، ویزا و مقامات قضایی در سراسر منطقه شینگن استفاده می شود. این شامل اطلاعات (هشدار) در مورد افرادی که ممکن است در یک جرم جدی درگیر شده اند یا ممکن است حق ورود یا ماندن در اتحادیه اروپا را نداشته باشند. همچنین حاوی هشدارهایی درباره افراد مفقود شده و اموال گمشده یا سرقت شده ، مانند اسکناس ، وسایل نقلیه ، سلاح گرم و اسناد هویتی است. هشدارها توسط مقامات ملی در سیستم وارد می شوند آقای پیترو روسو ، عضو ECA كه مسئول این گزارش است ، اظهار داشت: "در 2001 ، شورای اتحادیه اروپا كمسیون را به ایجاد نسخه جدیدی از سیستم اطلاعاتی شنگن متهم كرد." در ابتدا کارکنان کافی با تخصص را در این پروژه اختصاص دهید. بنابراین کمیسیون قادر به کنترل قرارداد اصلی توسعه تنها از طریق 2009 بود. علاوه بر این ، کمیسیون به اندازه کافی از تجربه استفاده کنندگان نهایی استفاده نکرد و الزامات سیستم تغییر یافته در اولین قسمت پروژه. " برآوردهای نشانگر اولیه هزینه های بودجه اتحادیه اروپا برای سیستم مرکزی ، میزان واقعی سرمایه گذاری لازم را دست کم گرفته است. هزینه کل SIS II مبلغ 189 میلیون یورو برای سیستم مرکزی بود که باید تخمینی بیش از 330m یورو برای سیستم های ملی به آن اضافه شود. در همان زمان ، با افزایش موفقیت آمیز SIS 1 به کشورهای عضو جدید ، سود اصلی که از SIS II انتظار می رفت ، کمتر مورد توجه قرار می گرفت. با توجه به این تغییرات اساسی در هزینه ها و مزایای مورد انتظار ، کمیسیون اثبات نکرد که SIS II بهترین ارزش پول را برای سازمان به طور کامل ارائه می دهد. با این حال ، کمیسیون از تجربه خود در طول قسمت اول پروژه درس آموخته است ، و این امکان را می دهد تا رویکرد خود را در مرحله نهایی پروژه از 2010 تغییر داده و SIS II را در آوریل 2013 تحویل دهد. علاوه بر این ، در حال حاضر برخی از درس ها را از SIS II در تهیه سایر پروژه های بزرگ مقیاس IT استفاده کرده است.

گزارش های ویژه دادگاه های اروپایی (ECA) در طول سال منتشر می شود و نتایج حاصل از ممیزی های انتخاب شده مربوط به بخش های خاص بودجه اتحادیه اروپا یا موضوعات مدیریتی را ارائه می دهد.

این گزارش ویژه (شماره 3 / 2014) تحت عنوان درسهایی از توسعه کمیسیون اروپایی سیستم دوم اطلاعات شنگن (SIS II)بررسی کرد که چرا کمیسیون SIS II را بیش از شش سال از برنامه ریزی شده و با هزینه ای فراتر از برآوردهای اولیه تحویل داد. همچنین این پرونده بررسی کرد که آیا یک پرونده تجاری قوی برای SIS II در طول پروژه وجود دارد که تغییرات عمده در هزینه ها و مزایای مورد انتظار را در نظر گرفته است. علاوه بر این ، حسابرسان اتحادیه اروپا ارزیابی کردند که آیا کمیسیون از مدیریت خود این پروژه درسهایی آموخته و از آن استفاده کرده است.

حسابرسان اتحادیه اروپا دریافتند که تأخیر و هزینه بیش از حد ناشی از نواقصی در مدیریت کمیسیون در زمینه حکمرانی چالش برانگیز است ، خصوصاً در قسمت اول این پروژه تا زمان 2009. با وجود تغییرات عمده در هزینه ها و مزایای مورد انتظار در طول پروژه ، کمیسیون پرونده تجاری را مورد بررسی مجدد قرار نداد تا نشان دهد SIS II همچنان یک اولویت سازمانی است که بازده بالاتری از سرمایه گذاری را نسبت به سایر فرصت ها فراهم می کند. هیچ تصمیمی مبنی بر ارزیابی مجدد هزینه ها و مزایا ، در مورد ادامه یا توقف این پروژه ، اتخاذ نشده است. کمیسیون به منظور تغییر رویکرد خود در مرحله نهایی پروژه از 2010 و تحویل SIS II در آوریل 2013 ، از تجربه خود در اولین قسمت پروژه آموخت.

براساس یافته های خود ، ECA توصیه كرده است كه ، هنگام مدیریت توسعه سیستم های بزرگ مقیاس IT ،

• جدول زمانی را برای تجزیه و تحلیل فنی وظایفی که باید انجام شود ، پایه گذاری کنید.
• اطمینان حاصل شود که همه پروژه ها در ترتیبات مدیریت IT شرکت ها به کار گرفته شده و از تمام مهارت های داخلی برای مدیریت کارانه پیمانکاران استفاده کامل می کنند.
• اطمینان حاصل شود که نیازهای شغلی و نظرات کاربران نهایی در تصمیم گیری به اندازه کافی مورد توجه قرار گرفته است.
• اطمینان از تأیید پرونده تجاری قبل از پیشرفت از شروع پروژه به برنامه ریزی پروژه و تأیید مجدد آن در صورت تغییر عمده در هزینه های پروژه ، مزایای مورد انتظار ، ریسکها یا گزینه های دیگر.
• اطمینان حاصل کنید که تصمیمات کلیدی پروژه در یک لیست تصمیم گیری مستند شده اند تا به راحتی قابل ردیابی باشند.
• اطمینان حاصل کنید که در صورت نیاز به ایجاد سیستمهای متفاوت اما وابسته توسط ذینفعان مختلف ، هماهنگی جهانی مؤثر وجود دارد.
• توسعه سیستم های IT در مقیاس بزرگ با استفاده از بلوک های ساختمان قابل تعامل که به راحتی قابل استفاده مجدد هستند تا از وصل شدن به یک پیمانکار منفرد جلوگیری شود ، و
• درسهای آموخته شده از حسابرسی دادگاه را به دبیرخانه ها و نهادهای اتحادیه اروپا ، سازمان ها و نهادهای دیگر منتقل کنید. کمیسیون باید ارزیابی کند که آیا مزایای مورد انتظار SIS II به دست آمده است یا خیر.

مصاحبه ویدیویی کوتاه با عضو ECA مسئول گزارش این است اینجا موجود است.

به اشتراک گذاشتن این مقاله: